Les différents types de communication : 4 axes essentiels pour mieux échanger avec vos équipes et vos clients.
Bien communiquer est un enjeu stratégique pour toute entreprise. Entre communication interne et externe, formelle et informelle, chaque type joue un rôle clé dans la transmission des messages et l’engagement des équipes ou des clients. Quels sont ces différents types de communication et comment les utiliser efficacement ? Décryptage des 4 axes fondamentaux pour une communication performante en entreprise.
La communication en entreprise ne se limite pas aux échanges quotidiens entre collaborateurs.
Une communication interne en entreprise bien structurée améliore la collaboration et la motivation des équipes.
En externe, la communication de marque et la communication corporate renforcent l’image et la notoriété de l’entreprise auprès du public et des partenaires.
Lorsqu’une situation délicate survient, une communication de crise efficace permet de préserver la confiance et de limiter l’impact négatif. De plus, la communication hors média, via des événements ou le bouche-à-oreille, joue un rôle stratégique en complément des canaux traditionnels. Pour être performante, une communication efficace doit s’adapter aux besoins, aux contextes et aux objectifs de l’entreprise.
Pourquoi bien maîtriser sa communication interne ?
La communication interne ne se cantonne pas à un rôle informatif. Les enjeux sont bien plus étendus. Multidirectionnelle, elle a vu ses possibilités s’étendre avec la transformation digitale.
Au sein de l’entreprise, quel que soit son domaine d’activité, une bonne communication impacte la qualité des échanges entre les services. Lorsque les informations sont communiquées de manière claire et directe, la collaboration est favorisée et les risques de malentendus sont considérablement réduits.
Une bonne communication d’entreprise fait vivre la culture organisationnelle. Elle s’axe sur les valeurs de la marque. Or, celles-ci lui permettent de se démarquer de ses concurrents. Autrement dit, un plan de communication interne et externe qui sert la culture d’entreprise améliore, à la fois, l’image de marque et la crédibilité de celle-ci. Dans ce contexte, les employés développent un sentiment d’appartenance, les prospects se sentent en confiance et les relations avec les clients se consolident.
Une communication interne maîtrisée peut améliorer les conditions de travail des salariés. Dans le cadre d’une stratégie pertinente et efficace, tous les collaborateurs sont informés des différents avantages et actions mises en place par la direction (création d’un espace détente, organisation d’événements, mise en place d’un système de garde pour enfants…). Ainsi, ils peuvent tous en bénéficier.
Parce qu’elle met en avant les capacités de la direction à répondre aux attentes des salariés, la communication interne s’impose comme un levier clé pour booster la motivation de ces derniers. Or, des employés motivés sont plus investis, plus productifs et plus performants.
Pourquoi bien maîtriser sa communication externe ?
La communication est tout aussi importante en externe. Elle permet, d’une part, de diffuser une image de marque cohérente et positive auprès des clients, fournisseurs et partenaires commerciaux. C’est ainsi que les entreprises peuvent inspirer confiance, gagner en crédibilité et consolider leurs relations avec tous ces acteurs.
D’autre part, les entreprises améliorent leur réputation et optimisent leur compétitivité pour multiplier les opportunités.
Les différents types de communication et leur rôle en entreprise
Abordons ensemble les quatre manières de communiquer, leurs effets et les objectifs visés au sein de l’entreprise.
La communication verbale : l’art de convaincre et d’inspirer
La communication verbale représente le mode de communication le plus courant. Elle désigne des échanges oraux qui permettent de transmettre des informations, idées et directives. Du choix des mots, du ton et des tournures de phrases dépend la compréhension du message verbal. Dans le cadre de réunions, de présentations ou d’entretiens, la maîtrise des techniques de communication verbale est essentielle.
Parmi elles, l’écoute active consiste à investir tout son attention dans la compréhension du message. Il ne s’agit pas uniquement d’écouter, mais d’observer tous les éléments qui aident à comprendre les intentions de son interlocuteur (la gestuelle, les expressions de visage, le ton de la voix…). Ce mode de communication se base sur l’empathie et l’ouverture d’esprit. Celui qui le pratique s’applique à montrer son intérêt pour le message de son interlocuteur. Ainsi, il parvient à créer un climat de confiance de manière à rendre la discussion plus productive.
Les techniques de communication verbales exploitées dans le cadre d’échanges internes et externes sont similaires. Dans l’entreprise, elles visent à établir des connexions solides entre les services, mais également au sein des équipes. En externe, la communication verbale entretient les relations avec les clients et fournisseurs tout en reflétant les valeurs de l’entreprise.
Si la clarté des propos s’impose pour assurer la compréhension d’un message, une maîtrise du sujet abordé est fondamentale pour gagner en crédibilité et développer ses idées tout en se montrant persuasif.
La communication non verbale : ce que votre posture dit de vous
C’est quoi la communication non verbale ? Une communication inconsciente. Plus précisément : les messages transmis par le corps et les expressions de visage. Ce langage corporel joue un rôle essentiel en relation client et en management car il traduit nos émotions et intervient dans la compréhension du message.
En tant que manager ou chef d’équipe, vous devez adopter un comportement, une posture et des expressions faciales adaptés au contexte. De même, savoir décrypter ce langage est important car il permet de s’assurer que les informations ont bien été comprises. En interne, la communication non verbale impacte donc directement le travail des salariés qui doivent absolument comprendre les directives de leur manager.
En externe, certains contextes doivent faire de la communication non verbale une priorité. En négociation commerciale par exemple, elle permet d’évaluer l’état physique et émotionnel de son interlocuteur, d’estimer la véracité de ses propos ou encore de percevoir les éventuelles failles. En parallèle, vous pouvez manier la communication non verbale pour créer un climat de confiance. Vous y parviendrez en adoptant une posture bienveillante (sourire, ton enjoué, gestes confiants, lents et apaisants…).
La communication écrite : structurer ses messages pour plus d’impact
La communication écrite transmet des messages textes. Parmi les supports les plus utilisés en entreprise, l’emailing. La plupart négligent l’impact de ce mode de communication pourtant déterminant en termes de relation client. Une communication mail efficace et rentable impose une orthographe et une grammaire impeccables, des propos clairs et concis et des formules de politesse.
En communication externe, ce soin apporté à la rédaction est tout aussi important dans le cadre de supports marketing et contenus digitaux divers. Parmi les techniques qui permettent de rédiger des messages clairs et engageants à destination des clients :
- L’utilisation de mots simples, sans ambiguïté
- La création de contenus structurés et personnalisés
- L’intégration d’éléments visuels attractifs (images, vidéos)
- Une belle mise en page
La communication digitale : l’outil incontournable pour une entreprise moderne
Incontournable de nos jours, la communication digitale permet aux entreprises d’étendre leur visibilité, de cibler leurs prospects, de se rapprocher de leurs clients et de prouver que leur activité est bel et bien intégrée dans l’ère du numérique. Pour ce faire, vous pouvez utiliser différents canaux de communication à sélectionner en fonction de vos objectifs. Newsletter, réseaux sociaux, blog, chaque entreprise développe sa propre stratégie de communication externe.
Dans le cadre d’une communication interne, l’outil digital est tout aussi déterminant. Réseau social d’entreprise, Intranet, newsletters, messagerie instantanée ou encore visioconférence facilitent le partage d’informations tout en améliorant les conditions de travail des salariés.
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Communication interne versus communication externe : comment structurer ses échanges ?
La communication interne : un levier de productivité et d’engagement
Nous l’avons évoqué en début d’article, la communication interne favorise l’engagement et la productivité des salariés. Ces deux notions impactant directement la réussite de l’entreprise, celle-ci doit impérativement soigner sa stratégie de communication. Parmi les erreurs à éviter :
- Le manque de transparence
- Trop ou pas assez d’informations
- Une mauvaise synchronisation
- Un ciblage inexistant
- Un manque de pertinence
- Une communication en sens unique
Parce qu’elle impacte la culture d’entreprise et ses performances, la communication interne doit exploiter des outils et stratégies parfaitement adaptés aux objectifs visés. Parmi eux : la newsletter, la messagerie collaborative, les réunions, l’Intranet ou encore la boîte à idées.
La communication externe : asseoir son image et convertir ses prospects
Lorsque l’on aborde la communication externe, il faut distinguer la communication transactionnelle de la communication relationnelle. La première approche vise des échanges d’argent. Axée purement marketing, elle couvre les différentes phases de commercialisation des services et/ou produits proposés par l’entreprise. Parmi les outils utilisés : les offres spéciales et les promotions.
La seconde approche cherche aussi à séduire les consommateurs, mais en misant sur le lien affectif. Le but est de susciter l’intérêt du public cible et d’obtenir sa confiance. Le storytelling et le branding sont particulièrement efficaces.
Pour élaborer des stratégies gagnantes, les entreprises doivent adapter leur communication en fonction du profil des prospects. Cet élément détermine le choix des méthodes et outils exploités.
Une entreprise pérenne qui doit sa réussite, en partie, à sa stratégie de communication externe : Tesla. Ce constructeur de voitures électriques exploite tout le potentiel des réseaux sociaux en créant notamment des communautés d’utilisateurs qui interagissent en masse.
Quels sont les canaux de communication les plus efficaces en entreprise ?
Du choix des canaux de communication dépend la performance de votre stratégie de communication. Tout en considérant l’importance d’atteindre un bon équilibre entre le digital et le présentiel, vous devez choisir ces outils en fonction de vos objectifs.
- L’email offre un moyen facile et efficace d’entrer en contact avec son interlocuteur. Ce canal de documentation a l’avantage de ne pas nécessiter de formation. Petit bémol : les messages arrivent en masse et leur tri demande du temps.
- Les réseaux sociaux favorisent les interactions et développent le sentiment d’appartenance. Attention, si la diffusion des informations est rapide, ces données s’exposent au risque de piratage.
- Les outils collaboratifs tels que Slack proposent des solutions de communication électronique complètes offrant une multitude d’options de personnalisation. Les conversations sont organisées dans des canaux permettant à chacun de partager ses idées. Grâce ces outils, tous les acteurs de l’entreprise collaborent plus facilement.
- Les événements physiques permettent des échanges directs. S’ils apportent une réponse au besoin de lien social, ils impliquent une organisation rigoureuse.
Parmi les entreprises françaises misant sur une stratégie multicanal pour motiver leurs équipes et améliorer leur expérience client, EDF garantit une communication transparente et exploite une multitude d’outils pour développer le sentiment d’appartenance de ses salariés et se rapprocher de ses clients.
Comment améliorer la communication en entreprise ?
Pour améliorer la communication au sein de votre entreprise, vous pouvez commencer par former vos équipes à la communication interpersonnelle et aux outils les plus efficaces. Parmi eux : le storytelling qui crée de l’engagement autour de la marque.
Pour limiter la surcharge d’informations dans les différents services, déterminez des process clairs et pertinents. Utilisez des outils digitaux spécifiques pour automatiser et optimiser votre communication client.
Enfin, veillez à adopter un ton et un branding cohérents sur tous les supports de communication exploités.
Questions fréquentes sur la communication professionnelle
Quels sont les 4 types de communication en entreprise ?
En entreprise on retrouve les modes de communication : verbal, non verbal, digital et écrit.
Quels sont les 7 styles de communication professionnelle ?
Écrit, visuel, externe, interne, de masse, de groupe et interpersonnel représentent les principaux styles de communication d’entreprise.
Quels sont les canaux de communication les plus efficaces pour une entreprise ?
Les réseaux sociaux, l’emailing, le site web, le blog et les médias traditionnels (presse, radio, télévision, podcast).
Quelle est la meilleure stratégie pour communiquer avec ses clients ?
La meilleure stratégie consiste à connaître parfaitement les besoins, attentes et contraintes de ses clients. Cette analyse est indispensable pour être en mesure de fournir des solutions à leurs problématiques tout en créant un climat de confiance.
Faites de votre communication un levier de croissance
En entreprise, une communication maîtrisée est synonyme de productivité, d’engagement et de succès commercial. Que ce soit en interne ou à destination de vos clients, chaque message doit être pensé pour maximiser son impact. Dans cette optique, l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan d’action efficace et pertinent s’impose.
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À propos de l'auteur :
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